Política de Tratamiento de datos personales

Política de Tratamiento de datos personales UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S

Versión 1: 18 de septiembre 2020

UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S es responsable de los datos personales e información que le suministran sus empleados, contratistas, aspirantes a ser empleados o contratistas de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S

(en adelante, los Titulares), así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores, aliados comerciales y visitantes.

En la presente Política de Tratamiento se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   con número de identificación tributaria NIT. 901413498-5; domicilio y dirección en la Carrera 13 32-51 parque Baviera Torre 3 Oficina 810, Tequsqeuillo D.C, Colombia; teléfono: (057-1) 3000916 correo electrónico: contacto@unionlegalytributaria.com
   
   
2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes: 1)La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales. 2) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios. 3) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   4) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales 5) La difusión de los casos o asuntos atendidos por UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   SAS. que hayan sido exitosos. 6) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo 7) El cumplimiento del objeto social de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares 8) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   ., aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   . encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables 9) Con el fin de preservar la seguridad de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   ., analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   y de aquellos que participen en procesos de selección 10) Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   ., puedan ser de interés del Titular 11) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
   
   
3. DATOS QUE SE RECOPILAN Y FORMA DE OBTENCIÓN. UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S.podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros-, los siguientes: En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fechas y horas de acceso a las instalaciones de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S.
   
   
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN . Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.
   
   
5. USO O TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S   sólo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:
   
   
6. a) Establecer comunicación entre UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S., y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. b) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales c) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. aliados comerciales o a otras sociedades o personas que UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S., encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares  d) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas e) Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales f) Vender o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros, previo cumplimiento de la legislación vigente y de la presente Política g) Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. puedan ser de interés del Titular h) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S., aliados comerciales o a otras sociedades o personas que UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares  i) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros j) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento k) Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación l) Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.
   
   

6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico.
   
   

7. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONDICIONES DE SEGURIDAD. El Titular autoriza expresamente a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. para que este almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada. Las medidas de seguridad con las que cuenta UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos

8. DERECHOS DE LOS TITULARES. UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S.informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
   
   

9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, PETICIONES O RECLAMOS EN RELACIÓN CON DATOS PERSONALES. a) Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Dirección Administrativa y Financiera de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. b) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación: c) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S.. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. d) Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S.  podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S.  no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. como, por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.
   
   

10. Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.
    
    

11. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a UNIÓN LEGAL & TRIBUTARIA S. A. S. el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.
    
    

12. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008.